O processo administrativo eletrônico

Por Dra Flavia Vianna

No dia 08 de outubro de 2015 houve o advento do Decreto Federal nº 8.539, dispondo sobre a utilização de meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional.

 

O objetivo era que o processo administrativo fosse registrado e disponibilizado por meio eletrônico, e não por intermédio de processos em papel (em todas as modalidades).

 

Importante salientar que o processo eletrônico é de uso obrigatório para os órgãos e entidades da Administração pública Federal direta, autárquica e fundacional.

Em relação ao software a ser utilizado, o Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) desenvolveu a solução Sistema Eletrônico Nacional – SEI. Tendo em vista que o TRF teve a iniciativa de disponibilizar a ferramenta, a título gratuito, a qualquer órgão ou entidade de qualquer esfera governamental, os interessados podem entrar em contato com o TRF4 para formalizar um acordo de cooperação técnica e utilizar, gratuitamente, o SEI.

 

Desde 2013 o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão apoia e fomenta os órgãos a implantarem o SEI, motivo pelo qual firmaram um acordo com o TRF4, sendo o MPOG autorizado a compartilhar o software com os órgãos da Administração Pública Federal sob sua jurisdição (órgãos da Administração Direta, Autarquias e Fundações federais).

 

Os demais órgãos/entidades das demais esferas podem entrar diretamente em contato com o TRF4 para firmarem a utilização do software.

 

É importante destacar, diferente do que alguns pensam, o processo eletrônico nacional foi implantando não apenas na modalidade pregão eletrônico, mas sim, em todas as modalidades licitatórias.

 

A novidade é que o que antes era exclusivamente em papel (sobretudo a etapa interna da licitação, com toda a documentação a ela inerente), agora será eletrônico. 

 

Obviamente o caminho é longo: hoje, ainda na tramitação do processo-papel para o eletrônico, diversos documentos ainda eram mantidos impressos (como originais de propostas, alguns projetos, certas documentações dos licitantes).

 

Porém, o novo regulamento deixa claro que, na medida do possível, a ideia é a desvinculação total das folhas, passando tudo na forma eletrônica.

 

Para isso prevê, em seu artigo 12, a possibilidade de digitalização de documentos com a conferência da integridade do documento digitalizado, registrando-se se a digitalização foi feita frente a documento original (quando o documento digitalizado será considerado cópia autenticada administrativamente) cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples (ocasião na qual os documentos digitalizados dessas três últimas formas, terão valor de cópia simples).

 

Ainda, no §3º do art. 12, traz diversas hipóteses da digitalização ser efetuada pela Administração e o documento, em papel, devolvido ao interessado (ou descartado em algumas hipóteses) e, somente como exceção, mantido o documento em papel sob a guarda da Administração pelo prazo da tabela de temporalidade e destinação, sendo permitido o trâmite do processo de forma híbrida (ou seja, documentos impossíveis ou inviáveis de serem digitalizados, tramitarão na forma impressa, em papel).

 

Para esse fim, as alternativas previstas pelo Decreto são as seguintes, devendo a Administração:

 

I) proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;

 

II) determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; 

 

III) receber o documento em papel para posterior digitalização, sendo os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação e; os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização.

 

Resta, agora, os órgãos/entidades adequarem-se à nova realidade, e os licitantes também !

 

 

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